Rédiger un accord de confidentialité solide : 5 vérifications essentielles

L’accord de confidentialité permet à une entreprise qui doit divulguer des données confidentielles (dans le cadre d’une cession, besoin de conseils, prestataires...) de le faire sans pour autant prendre 2 principaux risques :

• Que les informations soient dévoilées à d’autres personnes (votre recette magique pourrait finir sur internet par exemple)

• Que quelqu’un s’approprie la propriété intellectuelle, copie ou utilise les données pour venir vous concurrencer

Pourtant, il n’existe pas de modèle unique pour un accord de confidentialité, ce qui peut le rendre complexe à rédiger. Attention cependant car certaines clauses sont pour autant reconnues comme essentielles par la jurisprudence ! On y reviendra un peu plus bas.

Pour arriver à vos fins et préserver la confidentialité de vos données et/ou négociations, voici donc 5 points essentiels :

1. Bien délimiter les informations concernées par l'accord de confidentialité

2. La délimitation des personnes autorisées à recevoir les informations confidentielles

3. La durée de l’accord : une clause clef pour la validité de l'accord de confidentialité

4. La délimitation des personnes autorisées à recevoir les informations confidentielles

5. Préciser les obligations induites par l'accord de confidentialité

6. Authentifier les parties signataires de l'accord de confidentialité
   

1 - Bien délimiter les informations concernées par l'accord de confidentialité

Un accord ne peut pas s’appliquer à l’ensemble des informations transmises, ce ne serait pas réaliste. Or, l’accord pour être reconnu par un juge en cas de litige doit pouvoir être respecté... et donc être réaliste !

Quelques clauses courantes :

• Exclure les données disponibles publiquement préalablement à leur communication,

• Exclure les données pour lesquelles le propriétaire aurait donné son accord pour qu’elles soient diffusées

• Exclure les données déjà connues avant même la signature de l’accord

• Exclure les données dévoilées par obligation dans le cadre d’une obligation légale, réglementaire ou juridictionnelle.

2 - La durée de l’accord : une clause clefs pour la validité de l'accord de confidentialité

Un accord de confidentialité ne peut être illimité. Il faudra donc définir la période d'effet de cette accord. Evitez les durées très courtes de quelques mois qui ne protègeront pas la personne qui divulgue des informations confidentielles, mais restez raisonnable : la durée classique d'un accord de confidentialité est entre 2 et 5 ans.

3 - La délimitation des personnes autorisées à recevoir les informations confidentielles

Là aussi, restons réalistes : si vous divulguez des informations à une société, il est fort probable que certains employés ou prestataires aient connaissance de cette information. Précisez bien qui peut recevoir ces informations pour les intégrer à l’accord : salariés, prestataires et représentants (avocats, experts comptable etc.) a minima.

4 - Préciser les obligations induites par l'accord de confidentialité

Précisez les obligations sanctionnables au sein du contrat. De quoi vous protégez vous concrètement ? Garder des données confidentielles peut être débattu par exemple en cas d’une faille de sécurité.

Par exemple :

• Obligation d’utiliser les informations confidentielles que dans l’unique finalité d’étudier et, s’il y a lieu, préparer la réalisation de l’opération visée par le Projet ;

• Interdiction de diffuser ces informations confidentielles à des tiers sauf si accord préalable du divulguant ;

• Interdiction d’utiliser les informations confidentielles afin de concurrencer le divulguant ou d’une manière préjudiciable aux intérêts du divulguant.

• Obligation de préserver les informations confidentielles avec autant de soin que pour la protection des propres informations confidentielles du destinataire.

5. Authentifier les parties au sein de l'accord de confidentialité

La crise de la COVID-19 a renforcé les négociations à distance.

Attention néanmoins : il vous faudra prouver que le signataire est bien la personne indiquée et surtout que vous puissiez être capable de désigner cette personne. Vérifiez bien à qui vous parlez et que cette personne a les droits de représentation s’il s’agit d’une société. Les signatures électroniques permettent de tracer la signature en la liant aà une adresse email et/ou un numéro de téléphone, mais ne vérifient pas l’identité ni le poste de la personne !

Comment vérifier les droits de représentation d'un NDA ?

Demander le KBIS de la société est la méthode la plus sûre.

💡 Le saviez-vous ? L'INPI (institut gouvernemental) vous permet d'avoir accès gratuitement à de nombreuses informations dont les statuts. Voir la base de données INPI

Comment identifier un interlocuteur pour la signature d'un accord de confidentialité à distance ?

Vérifiez d’avoir : le numéro de téléphone, adresse email professionnelle et une copie de la carte d’identité de la personne avec laquelle vous discutez.

⚡ A retenir

Grâce à un accord de confidentialité, le divulguant n’a a pas à prouver le préjudice subi mais bien à prouver que le contrat n’a pas été respecté pour obtenir réparation par des dommages et intérêts auprès d’un juge. Plus facile ne veut néanmoins pas dire "simple" à prouver.

La meilleur protection est dans une bonne gestion des négociations et dans le bon jugement de la partie tierce.